Lima Tips Manajemen Waktu yang Dicoba dan Benar

Satu hal yang tampaknya tidak dimiliki oleh semua orang adalah waktu. Karena Anda tidak dapat memperoleh lebih banyak waktu setiap hari, hal yang harus dilakukan adalah memanfaatkan waktu yang Anda miliki dengan lebih baik. Berikut adalah lima tips manajemen waktu yang telah digunakan selama bertahun-tahun dan terus berfungsi dengan baik bagi mereka yang melakukannya.

  1. Selalu memprioritaskan apa yang harus Anda lakukan setiap hari. Pastikan untuk merencanakan untuk mendapatkan barang-barang utama selesai yang memindahkan proyek Anda yang paling penting untuk penyelesaian atau prioritas tinggi yang membantu mencapai tujuan Anda. Kemudian lakukan kegiatan lain yang akan mempertimbangkan tugas-tugas pekerjaan normal Anda dengan mengaturnya dengan kegiatan serupa seperti bersama-sama mengatur hal-hal pertama
  2. Sentuh kertas atau email hanya satu kali. Dengan kata lain jangan menunda-nunda dengan memutuskan untuk "memutuskan nanti." Jika itu adalah sesuatu yang dapat dilakukan bawahan atau anggota tim lain yang senang melakukannya, letakkan nama mereka di atasnya dan berikan bersama dengan instruksi minimal. Jika itu adalah bahan referensi, skim untuk apa yang Anda butuhkan kemudian lepaskan atau file itu. Jika Anda perlu membalas, tuliskan catatan di atas kertas atau segera tanggapi email dengan komentar, pertanyaan, atau saran.
  3. Jadwalkan prioritas tinggi atau item kunci ke dalam hari Anda selama waktu yang Anda tahu Anda memiliki energi paling banyak dan lakukan pekerjaan terbaik Anda. Ini kembali ke perencanaan hari Anda karena Anda harus selalu memberi Anda upaya terbaik terhadap hal-hal yang penting dalam jangka panjang daripada hanya menyelesaikan sesuatu. Jadi pastikan untuk menggunakan waktu sibuk Anda untuk tugas-tugas penting.
  4. Kapanpun memungkinkan, delegasi! Anda tidak perlu melakukan semuanya sendiri. Izinkan orang lain untuk mengambil proyek atau tugas yang memungkinkan mereka untuk tumbuh dan belajar. Anda mungkin perlu meninjau pekerjaan mereka atau memberikan beberapa panduan sendiri pada awalnya atau menyarankan seseorang di tim Anda yang dapat membimbing mereka melalui proses yang diperlukan. Pada akhirnya bawahan atau anggota tim akan dapat menangani pekerjaan yang sama dengan mereka sendiri, yang membebaskan Anda untuk tugas yang lebih penting.
  5. Buat janji dengan diri sendiri untuk beberapa waktu tanpa gangguan setiap hari. Sekali lagi kami kembali merencanakan hari Anda sehingga Anda mencapai hal-hal yang lebih penting dengan waktu yang Anda miliki. Gunakan waktu tanpa gangguan ini untuk perencanaan strategis, pembaruan proyek, atau pemikiran kreatif. Bahkan jika ini hanya setengah jam, itu mungkin membantu memindahkan item kunci ke depan dengan cara baru, mengurangi stres, dan mencegah krisis.

Tips manajemen waktu sebelumnya telah diuji oleh banyak orang dan telah terbukti berhasil dari waktu ke waktu. Jadi, jika Anda ingin lebih banyak waktu di hari Anda, cobalah kiat-kiat ini untuk melihat apakah mereka memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak hal dengan lebih baik mengelola cara Anda bekerja dengan waktu yang Anda miliki.

Lima Trik Manajemen Waktu Manajemen Digunakan Manajer

Pernah bertanya-tanya mengapa manajer Anda tampaknya begitu banyak dikerjakan tanpa terlihat melakukan banyak pekerjaan? Bukannya mereka tidak melakukan apa-apa; itu lebih karena mereka melakukan hal yang benar. Jika Anda meluangkan waktu untuk mengamati manajer Anda, Anda mungkin akan melihat dia melakukan lima hal yang mungkin tidak Anda lakukan. Kelima hal ini adalah trik mudah untuk manajemen waktu yang sukses di kantor.

  1. Kelola apa yang hits di kotak masuk. Anda harus melakukan audit terhadap jenis hal yang ada di kotak masuk Anda, apakah itu kertas atau elektronik. Anda bisa mendapatkan salinan informasi yang tidak perlu Anda lihat, jika demikian minta untuk dihapus dari daftar distribusi. Anda mungkin melihat hal-hal yang membutuhkan tindakan tetapi tidak dalam bidang keterampilan atau tanggung jawab Anda, jika demikian menyampaikan informasi ke orang yang tepat dan mungkin menyarankan mereka meminta nama Anda diganti dengan mereka di korespondensi masa depan. Itu hanya harus meninggalkan apa yang perlu Anda ketahui atau Anda perlu bertindak atas. Untuk barang-barang yang tersisa, bertindaklah dengan mereka dalam beberapa cara sehingga Anda tidak perlu terus kembali kepada mereka.
  2. Jaga kebersihan meja. Clutter mengganggu dan membuat sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya. Letakkan foto dan memorabilia di rak atau papan buletin, bukan di meja Anda. Biasakan untuk menyingkirkan semuanya sebelum Anda pergi untuk hari itu atau pergi keluar untuk makan siang, jadi Anda kembali ke area kerja yang bersih. Kembangkan sistem pengarsipan yang berfungsi untuk hal-hal yang ingin Anda simpan. Kemudian segera daur ulang atau sampah hal-hal yang tidak perlu Anda simpan.
  3. Pergi makan siang lebih awal atau lebih lambat dari tengah hari. Kebanyakan orang pergi makan siang di siang hari sehingga selalu ada waktu yang terbuang antri untuk mendapatkan meja, menunggu pesanan makanan, menunggu cek dan membayarnya, ditambah lalu lintas ke dan dari lokasi tempat Anda makan. Tidak masalah jika Anda pergi keluar atau makan di kafetaria perusahaan; Siang hari selalu ramai. Sebaliknya pergi pada jam 11:00 atau 13:00 untuk mendapatkan pengalaman makan siang yang lebih cepat dan lebih tenang.
  4. Pantau siapa yang mengganggu dan mengapa. Jika Anda tahu siapa yang selalu mampir untuk mengajukan pertanyaan atau hanya berbicara, maka Anda dapat bekerja sama untuk mengurangi gangguan yang tidak perlu. Ini akan bekerja untuk Anda berdua dalam mengatur waktu Anda lebih baik. Bersama-sama Anda harus mengatur 10-15 menit untuk bertemu sekali atau dua kali sehari daripada memiliki beberapa gangguan selama hari kerja. Karena Anda mengatur rapat singkat, Anda dapat berdiri selama pertemuan untuk memastikan mereka tidak pergi lebih lama.
  5. Persiapkan pertemuan. Kumpulkan semua yang Anda butuhkan untuk rapat yang Anda ikuti atau pimpin. Letakkan rapat di kalender Anda 5-10 menit ke depan dan beberapa menit setelahnya. Di menit-menit sebelumnya, Anda punya waktu untuk bersiap-siap dan tiba di sana tepat waktu. Dalam beberapa menit setelahnya, Anda dapat bergerak pada setiap item tindakan yang Anda dapatkan dari rapat. Selain itu, pastikan pertemuan memiliki agenda sehingga waktu semua orang digunakan secara efisien ketika Anda bersama-sama. Jika Anda tidak mengirim agenda, tanyakan sebelum pertemuan dimulai.

Sekarang setelah Anda meninjau lima trik manajemen waktu yang sebagian besar manajer berhasil gunakan, akankah Anda mempertimbangkan untuk menggunakannya juga? Jika Anda menerapkan konsep-konsep sederhana ini ke pekerjaan Anda di kantor, Anda akan melihat bahwa Anda juga dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.