10 Langkah Menuju Manajemen Waktu Yang Lebih Efektif

Pandangan workaholic tentang manajemen waktu memungkinkan penambahan klien baru, mengejar daftar yang harus Anda kerjakan, menyelesaikan membaca kembali, dan belajar tentang perkembangan baru dalam industri Anda. Jika dilihat dengan benar, manajemen waktu memungkinkan Anda bekerja secara produktif sehingga Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu bersama keluarga dan hal-hal lain yang Anda sukai. Berikut 10 langkah untuk membantu Anda melakukannya:

1. Tangani tugas terpenting Anda terlebih dahulu.

Kebanyakan orang mencoba membangun tugas yang paling sulit dengan menyingkirkan hal-hal kecil dulu. Orang yang paling sukses melakukan yang sebaliknya. Mereka memulai tepat ke pekerjaan mereka yang paling sulit, dan kadang-kadang tidak melakukan hal-hal kecil sama sekali.

Mark Twain, yang percaya pada filosofi ini, menulis, "Jika Anda memulai setiap hari dengan memakan seekor katak hidup, Anda dapat merasa bahwa itu adalah hal terburuk yang akan terjadi pada Anda sepanjang hari."

2. Siapkan ruang kantor Anda dan persediaan dengan cara yang efisien.

Anda harus dapat mengakses semuanya tanpa bangkit dari meja Anda. Kabinet file Anda harus berada dalam jangkauan putar kursi Anda, dan Anda harus memiliki kotak masuk tiga-tier untuk memprioritaskan tugas Anda.

3. Rencanakan hari Anda sebelumnya, dan gunakan sistem Anda sendiri untuk menuliskan semua tugas Anda.

Diperkirakan bahwa menghabiskan 10 persen dari perencanaan waktu Anda menghemat 90 persen waktu dalam eksekusi. Tuliskan tugas Anda, dengan menggunakan sistem yang Anda anggap nyaman, untuk membebaskan pikiran Anda untuk pemikiran yang lebih penting.

4. Setelah Anda memulai suatu tugas, teruslah kerjakan sampai selesai.

Memulai suatu pekerjaan dan kembali lagi kemudian menghabiskan banyak waktu untuk memahami proyek itu sendiri, menentukan di mana Anda tinggalkan dan mengingat pemikiran Anda.

Jika tugas terlalu besar untuk diselesaikan dalam satu hari, pecahkan menjadi beberapa bagian dan ikuti metode yang sama untuk masing-masing.

5. Hemat waktu dari kegagalan perangkat lunak dan perangkat keras dengan pencadangan menyeluruh.

Lakukan pemindaian virus lengkap, defragmen file Anda, dan cadangkan setiap hari. Dapatkan perangkat lunak pemindaian virus terbaik, Norton 360, karena program ini diperbarui dengan virus terbaru setiap kali Anda menjalankannya. Lakukan backup di luar kantor setidaknya sebulan sekali pada hard drive eksternal portabel.

6. Beli laptop jika Anda kesulitan untuk berlibur.

Perubahan pemandangan menyegarkan pikiran dan memungkinkan pekerjaan yang lebih efisien ketika Anda kembali, beristirahat, dan siap untuk pergi. Laptop membantu pengusaha tunggal dan pemilik bisnis lainnya melarikan diri ketika mereka tidak mampu membeli liburan. Metode ini dapat dilengkapi dengan meneruskan panggilan telepon dari jalur utama Anda ke ponsel Anda.

7. Gunakan metode ABCDE untuk mengkategorikan pekerjaan Anda.

A = konsekuensi besar jika tidak selesai; B = konsekuensi kecil jika tidak selesai; C = tidak ada konsekuensi tetapi akan menyenangkan untuk dilakukan; D = sesuatu yang dapat Anda delegasikan; E = hilangkan.

Lakukan item A pertama (lihat item # 1). Memeriksa dan menanggapi email Anda adalah item B (lihat item # 8).

8. Gunakan perangkat komunikasi Anda, jangan biarkan mereka menggunakan Anda.

Cegah gangguan yang tidak diinginkan dengan mematikan telepon dan email Anda saat mengerjakan proyek besar (lihat item # 1, 4).

9. Buat tugas-tugas kecil Anda bersama-sama.

Lakukan hal serupa, tugas yang lebih kecil pada saat yang bersamaan. Misalnya, buat semua panggilan telepon Anda antara 10 dan 11 AM. Bersihkan semua korespondensi email Anda dua kali sehari.

10. Dengarkan CD audio saat mengemudi di mobil Anda.

Waktu yang Anda habiskan berkeliling umumnya terbuang sia-sia. Dengan mendengarkan CD audio, Anda mendapat manfaat dari jam instruksi yang terbukti penting bagi kesuksesan bisnis Anda.